Herramientas de productividad online: servicios online

¿Ya perdió todos sus documentos, emails, fotos y otros archivos en su computador con informaciones críticas de su empresa?

Sí, ya sé…, intentó establecer una rutina de respaldo (backup) pero no consiguió mantenerla pues, además de disciplina, demanda mucho trabajo y tiene costos elevados. Y para colmo de males para que sea realmente efectivo hay que colocar el respaldo fuera del ámbito donde se encuentra su PC.

Sin embargo, usted no es el único: 43% de los usuarios de PC pierden todos o parte de sus archivos no reemplazables cada año. Las causas: robo (especialmente de notebooks), problemas con el disco duro, borrado accidental, virus, accidentes. Y falta de un procedimiento eficiente de respaldo.

Yo también era parte de esa estadística.
Para salir de ella contraté un servicio que funciona así: cada vez que creo un documento, coloco una coma en un documento o lo modifico de alguna manera, un software instalado en mi computador identifica el cambio y lo registra en un archivo idéntico en un servidor remoto, encriptado y en forma automática. Imperceptiblemente.

Sí, totalmente online. Y si no tengo mi computador conectado a Internet, inmediatamente después que lo conecto, respalda todas las modificaciones. Y si alguna vez necesito tener todos los archivos de vuelta, en el computador que sea, en tres o cuatro digitaciones, estarán conmigo.

Todo esto sin límites en cuanto al volumen de los datos respaldos. Todo esto sin destinar casi tiempo para aprender el funcionamiento de la solución.

Veamos esta otra necesidad.
Es cada vez más frecuente la necesidad de enviar vía e-mail archivos de más de 20 o 30 Gigas. Imágenes, videos, etc., pueden demorar en llegar al destinatario, ser impedidos por restricciones puestas a la cantidad de Kb enviados y hasta paralizar la casilla de correo del destinatario.

¿Solución? Un servicio que pone a mi disposición un disco virtual donde en poco tiempo puedo subir mi archivo y generar un link que enviado por e-mail permitirá a quien lo reciba descargar rápidamente el archivo en cuestión.

Así un documento con especificaciones o que hace referencia a otros contenidos, no tiene que ir acompañado por varios otros archivos. Apenas incluiremos los links en el texto para que sean descargados en el computador exactamente cuando sean necesarios. Este en el lugar que usted y su destinatario se encuentren.

Puse estos ejemplos, para ejemplificar una modalidad de prestación de servicios online que gana cada vez más popularidad. En general estas soluciones no necesitan instalar software en su máquina o en su red, el tiempo para aprender a utilizarlas es mínimo, la actualización del software es automática y simultánea para todos los usuarios, las tarifas son increíblemente bajas y el costo transaccional es cercano a cero.

¿Dónde encontrarlos?

Para los servicios de respaldo, google “backup online” y encontrará varias ofertas. Muchas de ellas con un período de prueba gratis, para que pueda realizar los test que le permitan encontrar la solución que mejor se adapte a sus necesidades.

Los servicios para compartir archivos los encuentra googlando “online file sharing”.

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Mis recomendaciones:

- Backup Online: Carbonite
- Online File Sharing: 4Shared Join 4Shared Now!
- Administración de e-mail marketing: Constant Contact (www.ConstantContact.com)
- Autoresponders: GetResponse
- Creación y administración de archivos de sonido/video: TalkStream
- Web Hosting: Brinkster
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