“Online. On time. Full time. Every where”
Jornal “O Globo”
Considere esta situación.
He ganado un contrato para hacer un sitio web donde participarán las ofertas de 8 inmobiliarias diferentes.
Desde mi oficina en Río de Janeiro necesito reunir en un plazo muy corto, la información que cada participante quiere publicar, imagen principal y logo. Cada empresa deberá enviar 3 archivos. Y todo multiplicado por 8.
Mi directora en Uruguay y Argentina, desde su oficina en Punta del Este, es la responsable por “tirar de la cuerda” para completar el conjunto de información.
Para facilitar su trabajo escribo un documento donde incluyo las especificaciones para la información de cada empresa (cantidad de caracteres, por ejemplo), formato y calidad de la imagen y logo.
Lo envío para a mi Directora y ella a su vez, lo envía a cada participante, generando un nuevo correo electrónico y anexándole mi documento.
Ahora el documento se multiplicó por 8. En total tenemos 10 versiones del mismo: una en mi PC, otra en el PC de mi Directora y una en por lo menos un PC de las 8 empresas participantes.
A medida que las empresas van completando el formulario, lo envían para mi Directora, ella lo revisa y, si está todo bien, me lo reenvía a mí.
El número de versiones del documento creció exponencialmente. Además de las 16 versiones en los PC´s de las empresas, mi Directora tiene 9 versiones y yo también tengo 9.
De un documento inicial en mi computador pasamos a tener por lo menos 34 versiones. Y finalmente yo envío cada uno de los formularios completados por cada participante a la empresa asociada en Montevideo que realiza el diseño del sitio contratado. Pronto tendremos, en el mejor de los casos, 42 versiones del documento original presentes en al menos 11 computadores.
Cualquier modificación originaría decenas de nuevas versiones. Si algunos de los destinatarios lo compartieran con un colega para colaborar en generar la información, rápidamente la cantidad de versiones superaría la centena.
¿Y los archivos con las imágenes a razón de dos por cada empresa?
Esta situación es cada vez más frecuente.
Equipos de trabajo colaboran funcionando a través de este procedimiento: cada uno tiene una versión del documento, genera modificaciones y luego lo envía para otro u otros integrantes del equipo anexándolo a un e-mail. Aún trabajando en un mismo local físico.
Desorden, confusión, falta de control, tiempo perdido en re-trabajo, inseguridad, acceso a los documentos sólo en los PC´s donde está alojado y colaboración muy limitada caracterizan esta forma de trabajo. Derroche de memoria en los discos duros y de recursos de banda ancha.
¿Por qué no trabajar todos en un mismo documento sin enviarlo anexo a un e-mail?
Esa es la idea básica de Google Docs, por ejemplo.
En lugar de anexar un documento a una dirección de correo electrónico, anexamos una o más direcciones de correo electrónico a un documento. En vez de trabajar en 11 computadores con diferentes versiones, trabajaremos todos (incluso simultáneamente) en un mismo servidor, en un mismo documento.
Todos “veremos” siempre una única versión, podremos identificar quién incorporó qué contenido, podremos acceder al documento desde cualquier aparato que pueda conectarse a Internet. Sea un PC o un dispositivo móvil y, sin importar, si ese dispositivo fijo o móvil tiene o no un procesador de texto, podremos ver el estado del documento y, si tenemos permiso, podremos modificarlo.
Y si usted generó el documento podrá decidir quién tiene permiso para verlo y quien, además de visualizarlo, puede editarlo.
Lo único que necesitamos es saber cuál es el enlace (link) donde está el documento y que nos hayan autorizado.
Esta es una forma mucho más eficiente de trabajar colaborando y/o compartiendo documentos sin generar “n” copias del mismo, sin desperdiciar tiempo en re-trabajo, sin necesidad de tener un disco duro con mucha capacidad de memoria, sin tener software específico y disminuyendo sustancialmente el tráfico de información por Internet.
¿Y la seguridad?
Esta es la principal objeción que encuentro hasta en los profesionales de mi equipo.
¿Usted cree que un documento que tiene por lo menos 42 versiones y está alojando en por lo menos 11 PC´s y algún pen-drive está más seguro que una versión en un servidor protegido?
¿Y los costos?
Si le parece alejado de su necesidad actual como profesional o empresario, piense en lo que podría hacer y hoy no hace por no disponer de algo así.
Y más, comience ahora. Este es el modo como trabajaremos en el futuro.
Y ya tiene un nombre: “trabajar en la nube”.
En este link podrá aprender más de esta forma de colaborar y compartir documentación.
Ahhh.. y el trabajo finalizado...? Aquí!
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