Herramientas de productividad online: la Sala de Reuniones Virtual

“Amo los aviones.
Detesto las compañías aéreas”
Anónimo

Mercado de nichos. Economía de “la cola larga”. Enormes posibilidades de negocios sea cual sea el tamaño de su emprendimiento, sea cual sea el tipo de producto/servicio que comercializa, sea que venda para consumidor final o para empresas.

Las posibilidades existen, pero…, ¿cómo materializarlas?

En muchas circunstancias para viabilizar negocios necesitaremos interactuar, discutir, negociar, convencer, identificar ideas…, en fin, interacción humana.
Una llamada telefónica o un e-mail no siempre son suficientemente elocuentes o persuasivos, ideas pueden ser mal-comprendidas o todo el proceso consumir un tiempo muy grande para la prisa de hoy.

Simple. Prepare un documento con su propuesta comercial, genere una presentación con slides, convide a su cliente y sus colaboradores, envíeles la información de acceso, abra una sesión de “sala de reunión” en su computador y dispóngase a hacer uso de su capacidad de persuasión para explicar sus ventajas, resolver todas las dudas y, claro, negociar encima de la propuesta. Un PC con conexión a Internet, un navegador, headsets o micrófono y altoparlantes es casi todo lo que necesita.

¿Es un consultor que piensa extender sus servicios a los países cuyo idioma domina? Su servicio es prestado muchas veces a través de una presentación y usted mismo hablando para un auditorio. La receta es la misma.

¿Necesita entrenar su fuerza de ventas dispersa en distintas localidades?
Piense. A menos que reunirse físicamente tenga otras ventajas, si el objetivo es fundamentalmente entrenar, disipar dudas, recoger sugerencias, negociar, presentar ideas, tendrá la alternativa virtual. Haga sus cuentas.

Como consultor y director de una empresa que presta servicios por Internet he podido negociar contratos dentro de un país de dimensiones continentales como Brasil, prestar los servicios y no ver nunca a mis clientes “cara a cara”. Lo mismo con clientes en Uruguay y Argentina, Colombia, España, Portugal.
Mis viajes internacionales por trabajo se redujeron a los absolutamente necesarios. Aquellos donde la presencia física trae otras ventajas que el vínculo enteramente virtual no pueden generar.

Aún así, en la gran mayoría de los casos, primero nos reunimos en una sala virtual, identificamos necesidades, realizamos propuestas, las discutimos, cerramos un negocio, algunas veces lo prestamos por la misma vía y finalmente, cuando nos encontramos, ya teníamos una vivencia previa que había generado la confianza y credibilidad mutuas para hacer del encuentro “en-vivo y en directo” una instancia mucho más productiva y satisfactoria.

Costos más bajos, aceleración del ciclo de los negocios, ir más allá de los límites geográficos y hasta mayor eficiencia en relación a los objetivos, son algunos de los beneficios que deberían ser considerados.

Si ya se está comunicando por Skype u otra solución de comunicación VoIP es un buen comienzo. Puede “montar” una especie de sala de reuniones virtual con costos muy bajos. Por ejemplo, puede incorporar la capacidad de colaborar en un mismo documento utilizando Google Docs, para lo cual basta tener una cuenta de Gmail.

Tanto que necesite una solución “casera” o una solución más profesional, considere algunas de estas cuestiones a la hora de tomar una decisión:

• ¿Cuáles son los objetivos de la reunión?

Evalúe si los mismos necesitan realmente un encuentro físico.

• ¿Qué actividades necesita realizar en interacción con otras personas? Por ejemplo: informar, comunicarse, interactuar, hacer una demostración, evaluar aprendizaje, entrevistar un candidato.

• ¿Cuál es el grado de seguridad requerido?

¿Los documentos y el contenido de la comunicación son críticos?

• ¿Necesita mantener registros de la reunión?

¿Es importante que los participantes puedan repasar el contenido de la reunión?

• ¿Con qué frecuencia realizará reuniones virtuales? Modalidades de contrato por uso serán más adecuadas si la frecuencia no justifica el costo de un servicio sobre base mensual o anual.
  

• ¿Cuál es el “tamaño” de la sala? ¿Cuál es el máximo de capacidad en número de participantes que necesita?

• ¿Necesita integrar comunicación vía VoIP y conferencia telefónica o sólo una de las dos modalidades?

• ¿Necesita otorgar privilegios o roles diferentes para distintos participantes? Por ejemplo disponer de un presentador, alguien que tome notas, otros que sólo sean “asistentes”.
  

• ¿Necesita transferir documentos al durante la reunión o al finalizar la misma?

• ¿Necesita hacer una encuestas online y mostrar los resultados de inmediato?

• ¿Es necesario que la interface se ajuste a reuniones en diferentes idiomas?

Servicios disponibles y costos

Google “web conferencing” y tendrá una lista de servicios que normalmente ofrecen soporte 24/7 en los idiomas más hablados.

¿Costos?
Se va a sorprender. Lo que era privativo para multinacionales (la video conferencia, por ejemplo) ahora está al alcance de todos.

Último, pero no menos importante: reuniones virtuales demandan menos papel, menos combustible, menos electricidad y normalmente alcanzan mejor los objetivos. Son hasta ecológicamente correctas!

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